Sieg über die Zettelwirtschaft – Teil 2 – Mit Digitalisierung zum (nahezu) papierlosen Haushalt

Zettelkasten

Zettel (Quelle: Wikipedia)

Wie ich im Artikel Sieg über die Zettelwirtschaft – Teil 1 – Ordnung in die Akten berichtet habe, musste ich zum Bestehen einer Veranstaltungen Protokolle abgeben, die ich zur Abgabe nicht fand, dann neu erstellte, abgab, nur um die Originale dann wenige Tage später wiederzufinden.

Seit diesem Malheur habe ich meine Papiere in Ordnung. Hört sich zunächst einmal ganz gut an.

Ungünstigerweise war jedoch eine Nebenwirkung, dass es mir seitdem bedeutet schwerer fiel Handgeschriebenes auszusortieren – es könnte ja sein, ich brauche es noch. Gepaart mit meiner jahrelangen Eigenart, viel mitzuschreiben, sammelten sich über Jahre zig Aktenordner an. Nach dem Studium gelang es mir zwar eine Menge auszusortieren, aber es blieb auch vieles übrig und es kam noch mehr hinzu: Handschriftliches wie Ausgedrucktes: Aufgabenbeschreibungen, Projektplanungen, Projektdokumentationen, Vorbereitungen für oder Mitschriften aus Seminaren, Konferenzen usw.

Als ich vor 4 Jahren begann, den Bestand meiner Besitztümer herunterzuschrauben, mit dem Ziel auf Studiumsniveau zurückzukommen, stieß ich vor circa 18 Monaten gegen die Mauer meiner Zettelwirtschaft. Einige Unterlagen konnte ich leicht wegwerfen, allerdings traf dies leider nur auf circa 20% zu.

Mir wurde klar: ich könnte mich wohl von weiteren 60-70% trennen, sofern ich eine digitale Kopie hätte.

Ein Flachbettscanner fiel aus, ebenso ein Einzugscanner, da ich viele Zettel und Unterlagen mit unpassendem Format besaß. Des Weiteren kam Auftragsscannen für mich nicht in Frage: einen Aktenordner per Auftrag gescannt kann gut 40 EUR oder sogar mehr kosten.

SnapScan SV600

Letztlich habe ich mir dann vor circa einem Jahr den Fujitsu SV600 ScanSnap Dokumentenscanner gekauft. Es handelt sich dabei um einen Overhead-Dokumentenscanner: d.h. man legt die zu scannende Unterlage auf eine Fläche und der Scanvorgang erfolgt von oben. Manuell oder auch automatisch ausgelöst alle paar Sekunden kann man damit circa 15-20 Seiten pro Minute scannen bis DIN A3 auch bei unebener Oberfläche. Auch gebundene Mitschriften können leicht gescannt werden – das Gerät erkennt das Umblättern. Ich habe so z.B. auch mein Abi-Buch eingescannt oder auch ältere Dokumentationen.

  • Wie das Gerät ist der Preis der Hammer: knapp 575 EUR habe ich vor 12 Monaten dafür inklusive Versand bezahlt. Aktuell gibt es das Gerät neu für 550 EUR.
  • Die Vorüberlegung hat etwas über 6 Monate gekostet.
  • Mein Entschluss setzte sich aus folgenden Überlegungen zusammen:
  1. Ich habe es mir gut überlegt: > 6 Monate
  2. Ich plante damit > 50 Aktenordner Text einzuscannen – per Auftrag hätte mich das 2.000 EUR gekostet
  3. Ich plante das Gerät circa 18 Monate zu behalten.
  4. Das Gerät wird auch gebraucht noch für > 500 EUR angeboten

Bei Verkauf wären:

  • die Miete: 600 – 500 EUR = 100 EUR
  • die Kosten pro Zeitdauer = 100 EUR / 18 Monate = 5,56 EUR pro Monat
  • die Kosten pro Anwendung = 100 EUR / 50 Aktenordner = 2 EUR pro Aktenordner

Natürlich kostete mich das Scannen auch Zeit: vielleicht 1,5 Stunden pro Aktienordner. Wenn mir selbst 15 EUR pro Stunde gezahlt hätte, wären die Gesamtkosten pro Aktenordner: 24,5 EUR gewesen: immer noch deutlich unter 40 EUR pro Aktenordner – und 15 EUR netto, finde ich schon sehr ordentlich für Heimarbeit.

Zur Textverwaltung nutzen viele Evernote, aber ich bin mit dem SnapScan Organizer, der mit dem SnapScan SV600 geliefert wird, ganz zufrieden. Man kann alle gescannten Dokumente als durchsuchbare PDFs ablegen und dann den eigenen Schriftbestand direkt per Suchmaschine durchsuchen. Handschriftliches ist natürlich nicht durchsuchbar. Handschriftliche Unterlagen benenne ich passend.

Mittlerweile hat es sich für mich ergeben, dass ich die meiste Post direkt einscanne und dem Dokument tags gebe – es sei denn sie ist so unwichtig, dass ich sie direkt wegwerfe. Ähnliches gilt für alle anderen schriftliche Unterlagen. Besonders praktisch ist, dass der SnapScan SV600 gleichzeitig mehrere Objekte scannen kann. Z.B. Kassenzettel oder andere Belege – etwa für die Steuer oder für die eigene Buchhaltung oder für Karteikarten, die ich mir schreibe, um für Vorträge zu üben.

Mittlerweile hat auch schon JH das Gerät verwendet und auch Freunde haben mich schon gebeten etwas für sie einzuscannen. Möglicherweise behalte ich das Gerät doch länger. Allerdings muss ich dann die ökonomische Rechnung noch einmal aktualisieren: seinen Zweck mich von weiteren 70% meiner Unterlagen zu befreien habe ich mittlerweile erreicht: im Regal stehen nur noch die 4 Aktenordner, von denen ich gestern geschrieben habe – aber auch daraus nur noch das, was ich in gedruckter Form haben möchte bzw. meine haben zu müssen. Es is ein sehr angenehmes Gefühl zum einen:

  • alles parat zu haben
  • alles in Ordnung zu haben und
  • mit deutlich weniger Ballast in der Wohnung zu leben

Ich denke, wenn ich den Scanner dann in einer paar Monaten wieder verkauft habe, werde ich von den Unterlagen, die ich ab dann digitalisieren möchte einfach ein Photo machen. Es gibt mittlerweile genügend Apps, die auch OCR-PDFs aus Photos erstellen können.

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