Akten (Quelle: Pixabay)
Im zweiten Semester musste ich für eine Grundlagenveranstaltung in Anorganischer Chemie Protokolle für knapp 100 Versuche schreiben und abgeben. Viele davon waren nur 1/2 – 1 DIN-A4-Seite lang, aber insgesamt waren es gut 70 Seiten Text: und kurz vor Abgabe waren sie „auf einmal” weg. Da ich mich gerade in einer neo-luddistischen Phase befand, besaß ich keinen Computer (*) und hatte die Protokolle über ein ganzes Semester mit der Hand geschrieben: und nun waren sie weg!
(*) Vielleicht als Gegenbewegung zum jugendlichen Geek- und Gear-Nerdtum? Ich weiß es nicht mehr.
Wenigstens hatte ich noch die Laborbücher mit allen Zahlen als Backup – aber zur Abgabe taugten sie nicht.
Mit etwas Verhandlungsgeschick bekam ich ein Wochenende Aufschub. Ich setzte mich an den Schreibtisch und schrieb wie wahnsinnig. Ich schaffte es und gab den Stapel Zettel am Montag ab. Nur um dann am Donnerstag nach der Abgabe die Protokolle unter einem Stapel anderer Studienunterlagen in der WG-Küche wiederzufinden…
Ordnung in die Zettel – Zettel in die Ordner
Seither habe ich in meinen wichtigen Unterlagen Ordnung. Wie man es “richtig“ macht, habe ich aber erst in Anna Knons Haushaltungsbuch
Wie im Unternehmen sollte man seine Unterlagen zuhause nicht in einem Schuhkarton oder auf einem Haufen auf dem Schreibtisch sammeln, sondern Ordner anlegen. Die Empfehlung, dafür, welche Ordner sinnvoll sind, ist:
Persönlicher Ordner: Er enthält alle für mich als Person relevanten Unterlagen: dies sind die Geburtsurkunde, Meldebestätigung, Zeugnisse aus der Schule und Universität (sowie ggf. Scheine), Ausbildungsbescheinigung, Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, Arbeitsverträge, Auszeichnungen und Preise, Mitgliedschaftsverträge sowie ggf. Taufschein und Heiratsurkunde. Weiterhin beinhaltet mein persönlicher Ordner meinen Impfausweis, den Reisepass sowie Ergebnisse medizinischer Untersuchungen: ich denke, dass Baseline-Messungen für z.B. Blut etc. bei Gesundheit für die Beurteilung der Werte bei Krankheit wichtig sind.
Haushaltsordner: Er enthält u.a. Kauf- oder Mietverträge, Grundrisse sowie Rechnungen für Heizung, Strom, Wasser, Telefon und GEZ.
Versicherungsordner: Verträge, Versicherungsbedingungen, Schriftverkehr die Zahlungen, Leistungen und Bedingungen betreffend.
Rechnungen und Verträge: Rechnungen und Kaufverträge, Garantie-relevante Unterlagen, Gebrauchsanweisungen für Geräte, Handyvertrag sowie aktuelle Verträge mit Ausbildungsinstitutionen, (Zeitschriften-)Abonnements.
Finanzordner: Er sollte Gehaltsnachweise, Kreditverträge und Unterlagen zu Geldanlagen, Selbstauskünfte (z.B. von der Schufa), Steuerbescheid, Steuererklärungen und ggf. Hinweise zu Kindergeld und kommunalen Abgaben enthalten.
Auto-Ordner: Ein Auto besitze ich nicht, aber für den, der eines besitzt, bietet es sich an, dafür einen weiteren Ordner zu haben, der Kauf- oder Leasingvertrag, Kreditvertrag zum Auto, Kfz-Brief, Kfz-Steuerbescheid, Kfz-Versicherung, TÜV/AU-Unterlagen, Reparaturrechnungen sowie ggf. Benzinrechnungen enthält.
Business Ordner: Wer als Einzelunternehmen aktiv ist, sollte meiner Meinung nach mindestens einen weiteren Ordner haben. Je nach Art der Unternehmungen sollte darin die Gewerbeanmeldung, GÜV, Kostenrechnungen, ein Dokument zum Business-Modell, Verträge mit Lieferanten und Kunden, Veranstaltungsnachweise und Rechnungen zu allen Aktivitäten, die mit dem Business zu tun haben, enthalten sein. Sobald ein Unternehmen komplexer ist, sind weitere Ordner nötig.
Umsetzung
Ich verwende Aktenordner. In dem Punkt bin ich mit Anna Knon
Ich denke, dass man fast alle diese Unterlagen auch in gedruckter Form vorliegen haben sollte. Ich habe allerdings zunehmend digitale Kopien dieser Unterlagen sowie weitere Unterlagen auf dem Computer. Aber dazu morgen mehr.
Ich lese Unterlagen, die mit der Post kommen sofort und werfe unwichtiges (Werbung und unwichtige Mitteilungen) sofort weg. Alle anderen Unterlagen sammele ich zwei bis vier Wochen lang auf meinem Schreibtisch bevor ich sie abhefte. Häufigeres Wegheften bedeutet bei mir zu viel Overhead: das Herausholen von Ordnern sollte sich schon etwas lohnen.
Was sind eure Erfahrungen damit? Wenn jemand damit andere Erfahrungen gemacht hat oder weiterführende Erkenntnisse gesammelt hat: bitte mitteilen!
